Das Dateiformat PDF – Portable Dokument Format – ist ein wahres Geschenk des Himmels. Publisher, die schon länger in der Branche sind, muss man das vielleicht nicht noch einmal ins Gedächtnis rufen. Frischlinge unter den Jüngern der schwarzen Zunft sind gut beraten, sich die Geschichten der „Altvorderen“ mal anzuhören, um einzuschätzen, wie gut sie es heute haben.

Und das PDF-Format ist absolut vital! Wer denk, dass es „auserzählt“ ist, der irrt.

Wer denkt, PDF sei ein „proprietäres“ Dateiformat, das Adobe gehört und nur von Adobe verwaltet wird, der irrt! PDF ist ein „ISO Standard“ und wird von der ISO verwaltet und entwickelt!

Dieser Artikel soll der Beginn einer kleinen, lockeren Reihe über das PDF werden. Wir schauen uns im Laufe der Zeit die verschiedenen PDF-Standards an und werfen einen Blick in die Zukunft.

 

Früher

Um die Jahrtausendwende war es der ganz normale Arbeitsablauf, dass der Ersteller der Druckdaten offene Daten an die Druckerei übergeben hat. Offene Dateien aus QuarkXpress (dem damals üblichen Layoutprogramm) wurden zusammen mit Schriften und Bildern und Grafiken auf Datenträger wie Floppy, Syquest oder CD gepackt. Man musste mit der Druckerei abklären, ob sie Windows-Rechner oder Macs hat und mit welcher Version vom Layoutprogramm sie arbeitet. Hatte man selbst schon QuarkXPress in der Version 4 kam eine Druckerei nicht infrage, die noch mit der Version 3.3 arbeitete. Es gab 1001 technische Probleme, Schwierigkeiten und Fallstricke. Und das ganz abgesehen von Lizenzproblemen, die „eigentlich“ verhinderten, dass man Bilddaten und Schriftdateien an Dritte übergibt.

All diese Probleme lösten sich in Luft auf, als PDF sich in kürzester Zeit zum Standard entwickelte. Die Vorteile liegen auf der Hand: Alle Bestandteile sind in einer Datei. Die Seiten, der Text, die Schriften, die Bilder und Grafiken, die Farben und auf Wunsch wichtige prozessrelevante Metainformationen. Wenn der Erzeuger des PDFs alles richtig macht, hat die Druckerei viel weniger Probleme.

 

Heute

„Wenn der Erzeuger des PDFs alles richtig macht“ ist dabei natürlich entscheidend! Und es stellt sich die Frage: „Was ist richtig?“.

Auch da gibt es Klippen zu umschiffen. So sollte man vermeiden, Videos in ein PDF zu bringen, welches gedruckt werden soll. Was soll die Druckerei machen, wenn Notizen oder Kommentare enthalten sind im PDF? Und woher soll die Druckerei wissen, für welches Druckverfahren die Bilder und sonstige Farben optimiert sind? Damit der Datenaustausch basierend auf PDF-Dateien noch besser und sicherer funktioniert, wurde der Standard PDF/X entwickelt.

PDF/X ist nichts anderes als ein Regelsatz, der beschreibt, was ein PDF haben muss und was es nicht haben darf. Wenn dieser Standard von Programmen unterstützt wird, die PDF erzeugen (InDesign) und prüfen und bearbeiten (Acrobat, pdfToolbox, Pitstop) und verarbeiten (Druckmaschinen), dann steht einem stabilen Workflow nichts mehr im Wege. PDF/X gibt es in aktuell 8 Geschmacksrichtungen. PDF/X-4 spielt die relevanteste Rolle, die anderen Standards sind entweder zu alt oder zu neu.

Nicht vergessen dürfen wir PDF/A und PDF/UA. Ersteres ist der Standard für die Langzeitarchivierung. Bei UA geht es um „Barrierefreiheit“; ebenfalls ein wichtiges Thema für Publisher.

 

Morgen

Bereits seit 2017 ist die Version 2.0 des Datenformates „PDF“ veröffentlicht. Und wenn du jetzt denkst: „Häh, da hab ich ja noch was von gehört oder gesehen!?!“, dann liegt das nicht an dir. Wahrscheinlich kann keines der Programme auf deinem Rechner dieses Format erzeugen oder verarbeiten.

Fazit

Ich gebe zu, dass ich einen „Crush“ auf das Datenformat „PDF“ habe. Neben den oben aufgeführten Vorteilen eignet es sich auch hervorragend zur Überarbeitung und Prüfung, vorwiegend im Rahmen von automatisierten Prozessen. So kann man sicherstellen, dass vor der Übergabe von Druckdaten an die Druckerei wirklich alles stimmt oder vor der Weiterverarbeitung der PDFs im webbasierten System die Daten korrekt aufbereitet sind.

Christoph Steffens

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