Barrierefreiheit für Bestands-PDFs

Natürlich wird bei der Erstellung barrierefreier PDFs oft empfohlen, die offenen InDesign- oder Word-Dateien für die Barrierefreiheit umzubauen. Warum? Klar, weil eine nachträgliche (Text-)Korrektur in der offenen Layoutdatei nicht eine erneute Bearbeitung des gesamten PDFs nach sich zieht.

Im günstigsten Fall exportiert man nach der Korrektur nur das PDF neu. Kosten für die Barrierefreiheit fallen dann im Optimalfall nicht mehr ins Gewicht.

Doch die Realität in den Unternehmen und Behörden sieht oft anders aus. Und der Weg, die Quelldaten zu bearbeiten, steht nicht offen - die Gründe dafür sind vielfältig:

Vielleicht sind die Daten zu alt und eine Überarbeitung würde schon alleine deswegen zu aufwändig und fehleranfällig sein. Oder der bisherige Aufbau der Dateien ist für eine zügige Aufbereitung völlig ungeeignet. Oder: es sind schlichtweg viel zu viele Daten.

Es kann aber auch sein, dass zu viele Kolleg:innen in Deinem Unternehmen involviert sind, die zu viele PDFs generieren und Du kannst unmöglich alle Arbeitsplätze mit Lizenzen und Know-how ausstatten.

Und so spricht oft der zeitliche, aber allen voran der finanzielle Aufwand gegen eine Überarbeitung der bereits bestehenden Quelldateien.

Und dennoch sind Server und Systeme voll von den PDFs, die zu validen PDF/UA umgebaut werden müssen.

Dabei können wir helfen!

Wir werden demnächst davon berichten, wie wir einen marktführenden Verlag dabei unterstützen seine Bestände barrierefrei zu machen - ganz ohne, die Quelldateien anzufassen.

In diesem Artikel erklären wir schon einmal, wie wir dabei vorgehen - ganz ohne InDesign, und ganz ohne Word.

PDFix ist unser Werkzeug

Das kostenpflichtige Programm „PDFix“ haben wir bereits in einem Artikel erwähnt. Darin ging es um Software, die wir schon für ein anderes „Barrierefrei“-Projekt im Einsatz hatten. Nun soll es etwas detaillierter werden.

Man kann sich PDFix vorstellen wie ein Acrobat, das sich auf PDF/UA spezialisiert hat.

Ja, auch mit Acrobat kann man das Ziel erreichen, aber PDFix ist deutlich komfortabler. Schon die kostenlose Variante überzeugt sofort. Denn schon ohne einen Cent Lizenzgebühren hast du einen PDF-Viewer, mit dem du extrem bequem PDFs auf Ihren barrierefreien Zustand überprüfen kannst. So elegant bekommt das Acrobat nicht hin!

Ohne Automatisierung ist alles nichts

Doch der überzeugendste Vorteil von PDFix ist, dass man damit umfangreich automatisieren kann. Und das geht über die „Stapelverarbeitung“ und die Arbeit mit „Templates“. Und das ist genau das, was wir für die Überarbeitung von vielen PDFs haben wollen!

Was ist ein „Template“? 

Für InDesign-Anwender:innen ist der Begriff „Template“ vielleicht etwas verwirrend, weil dort damit etwas anderes gemeint ist.

Ein Template in PDFix ist eine Reihe von Regeln, anhand der PDFix beim Taggen des PDFs eigenständig erkennt, welche Tags verwendet werden sollen.

Zwei Beispiele:

„Die Überschriften sind in allen PDFs in der Helvetica, 16 pt und schwarz gesetzt.“
→ Regel: Texte mit dieser Formatierung sind <h1>

„Der Satzspiegel sieht einen Rand oben von 20mm und einen Rand unten von 25mm vor.“
→ Regel: Mache alles was außerhalb des Satzspiegels steht zu einem <actefact>

Du siehst, je einheitlicher Deine PDFs sind, desto größer ist das Potenzial der Automatisierung.

Und die Regeln können natürlich viel, viel elaborierter sein! Man kann sie auf bestimmte Seiten begrenzen (z.B. „die ersten 20“) oder die oberen 20mm einer Seite und vieles mehr.

In diesem Screenshot sieht man, dass die Regeln der Templates flexibel sein können:

So funktioniert z.B. die Suche nach dem Schriftnamen über reguläre Ausdrücke und die Größe der Schrift kann einen Bereich „von/bis“ abdecken.

Wenn man dann ein Template also pfiffig, durchdacht und planvoll aufbaut, kann man eine große Zahl von (im Detail) unterschiedlicher PDFs hochwertig und automatisiert taggen.

Und automatisiert bedeutet wie so oft: schneller, kostengünstiger aber nicht zwingend qualitativ schlechter. 

Hinweis: Ich hoffe, ich muss niemandem das Artikelbild erklären. PDFix - wie „Verleihnix“ - is klar, oder. Und die Farben von Haaren und Kittel sind die vom PDFix-Logo…
Ach, was sage ich, das hast du sicher schon selber erkannt! 😁