♿️Barrierefreiheit für komplexe PDFs

In der Artikelreihe, die mit diesem Blogeintrag startet, möchten wir von einem konkreten Projekt berichten. Wir durften dabei helfen, die Backlist eines Verlages barrierefrei zu machen, also alle lieferbaren Werke. Vielleicht interessiert dich ein solches Projekt. Wir haben definitiv viel gelernt und teilen das Gelernte gerne hier im Blog mit dir - zumindest einen Teil davon! ☺️

Seit Juni dieses Jahres gilt das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz. Viele große Verlage mit einer umfangreichen Backlist mussten handeln. PDF/UA ist dabei keine leichte Übung. Gut, wenn man auf ein erfahrenes Team zählen kann.

Ein Verlag, mit dem wir seit Jahren zusammenarbeiten, hat uns mit genau so einem Projekt beauftragt. Seine Backlist umfasst mehrere hundert Titel mit 50 bis 500 Seiten; im Durchschnitt etwa 100 Seiten pro Titel. Die Seiten sind äußerst komplex, mit Tabellen, Bildern, Grafiken und sehr variierenden Layouts. Der Verlag wollte sich nicht mit der Abwicklung beschäftigen, sondern diese komplett extern erledigen lassen. Unsere Aufgabe war damit klar definiert: Planen, strukturieren, koordinieren und umsetzen.

Schritt für Schritt zum Erfolg – So gingen wir vor

Die Herausforderung bestand zunächst darin, einen Workflow aufzusetzen. Hierzu gehörte zunächst die Erstellung eines umfassenden Regelwerks für die Barrierefreiheit. Dieses dokumentierte sämtliche Anforderungen und Richtlinien zur Umsetzung der PDF/UA-Vorgaben. Dokumentiert wurde dies in einem Wiki. So war für alle Beteiligten jederzeit klar, welche Standards zu erfüllen waren.

Darauf folgte die umfassende Organisation und Dokumentation aller Dateien und Arbeitsschritte. Ein klares Dateimanagementsystem sorgte dafür, dass jede Datei schnell gefunden und nachvollziehbar bearbeitet werden konnte.

Parallel dazu starteten wir eine Ausschreibung, um den passenden Dienstleister für die Umsetzung zu finden. Aufgrund des Umfangs und der Komplexität der Aufgabe war es entscheidend, einen Partner zu finden, der mit großen Mengen an Dokumenten umgehen kann. Die enge Abstimmung mit dem Verlag war dabei wichtig, um sicherzustellen, dass der Dienstleister gut zu den spezifischen Anforderungen und Kapazitäten passt.

Ein weiterer zentraler Bestandteil unserer Aufgabe war die kontinuierliche Abstimmung und Koordination zwischen dem Verlag und dem Dienstleister. Durch regelmäßige Meetings und klar definierte Kommunikationswege konnten wir sicherstellen, dass alle Beteiligten stets auf dem aktuellen Stand waren und Fragen schnell geklärt wurden.

Eine besondere Rolle spielten dabei die Alternativtexte der Bilder und Grafiken. Diese wurden vollkommen automatisiert per KI erzeugt. Dazu in einem weiteren Artikel mehr.

Qualität als oberste Priorität

Ein entscheidender Faktor für den Erfolg des Projekts war unser intensives Qualitätsmanagement. Wir prüften konsequent, ob alle Vorgaben eingehalten wurden. Jede Datei durchlief mehrere Kontrollschritte, bevor sie als barrierefreies PDF/UA-Dokument freigegeben wurde. So konnten wir sicherstellen, dass keine Fehler in der Endversion verblieben.

Auch die Rechnungskontrolle übernahmen wir vollständig, um Transparenz und korrekte Abrechnung sicherzustellen. Dies vereinfachte für den Verlag die abschließende Bewertung und den finanziellen Überblick über das gesamte Projekt.

Warum uns dieses Projekt besonders in Erinnerung bleibt

In den kommenden Wochen wollen wir über einzelne Aspekte des Projektes berichten.

Die Zusammenarbeit war außergewöhnlich angenehm und vertrauensvoll. Trotz der Größe und Komplexität gab es stets einen offenen, konstruktiven Austausch. Die Vielzahl der Beteiligten und Aufgaben wurde durch klare Kommunikation und lösungsorientierte Zusammenarbeit gemeistert.