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đŸ§šđŸ»â€â™€ïžMythenhaftes PDF-Format

Veröffentlicht am 12. Juni 2024

Im April 2024 hat Thomas Zellmann (Link, Link) einem sehr interessanten englichsprachigen LinkedIn-Artikel mit dem Titel „Myths around PDF“ veröffentlicht.

In diesem Artikel möchte er mit den, aus seiner Sicht, grĂ¶ĂŸten und schwierigsten MissverstĂ€ndnissen bezĂŒglich des Dateiformates aufrĂ€umen. Dem möchten wir uns in diesem Artikel auch widmen.

1. Mythos: PDF ist Eigentum von Adobe
Die RealitĂ€t: Das war bis 2007 so, und Adobe hat 1993 das PDF erfunden. Im Jahr 2008 ĂŒbergab Adobe die PDF-Spezifikation an die ISO als globale und offene Standardisierungsorganisation.

Aufmerksame Leser unseres Blogs wissen das lÀngst. Allerdings hÀngt die Verbreitung neuer, interessanter Eintwicklungen dann doch wieder an Adobe. Denn solange man aus InDesign kein PDF 2.0 exportieren kann, ist dieses Format in der Branche schlicht nicht existent.

2. Mythos: PDF ist nur zum Lesen gedacht
Die RealitĂ€t: Es ist sicherlich richtig, dass viele Nutzer PDF-Dokumente in erster Linie nur lesen. NatĂŒrlich können PDF-Dateien auch bearbeitet werden oder es werden hĂ€ufig PDF-Formulare verwendet.

Nicht nur das. Das Kommentieren von PDFs, bzw. die Arbeit mit PDF-Kommentaren, gehört sicher zu unserer aller Tagesarbeit im Publishing.

3. Mythos: PDF-Dateien sind immer sicher
RealitĂ€t: Dies ist ein Irrglaube, der fĂŒr ein normales PDF nicht zutrifft. Durch den Einsatz von Sicherheitsfunktionen und Signaturen können PDFs gegen VerĂ€nderungen jedoch gesichert werden.

Das ist sicherlich ein sehr wichtiger Hinweis von Thomas Zellmann. Das Beste, was man tun kann, um sich vor Schadcode in PDFs zu schĂŒtzen, ist, seine PDF-Software auf dem neuesten Stand zu halten. Adobe Acrobat und Adobe Acrobat Reader sollten immer nach neuen Veröffentlichungen aktualisiert werden.

4. Mythos: PDF ist kostenlos
RealitĂ€t: Ein Erfolgsfaktor fĂŒr die breite Akzeptanz von PDF ist die VerfĂŒgbarkeit von vielen kostenlosen PDF-Viewern. Professionelle PDF-Erstellungs- und Bearbeitungswerkzeuge sind meist lizenzierte Softwareprodukte.

5. Mythos: PDF-Dateien sind immer groß
RealitĂ€t: Ganz im Gegenteil – PDF-Dateien können sogar kleiner sein als das Originaldokument. Sowohl fĂŒr gescannte als auch fĂŒr digitale PDF-Dateien gibt es eine Vielzahl hocheffizienter Komprimierungsmöglichkeiten. Riesige Dateien werden oft von nicht IT-versierten Benutzern erstellt.

Hier möchte ich den zusĂ€tzlichen Tipp ergĂ€nzen, dass es schon ausreichen kann, ein PDF per „Speichern unter…“ zu speichern um die DateigrĂ¶ĂŸe zu verringern.

ZusĂ€tzlich steht in Acrobat bei „Speichern unter…“ die Option „Optimiertes PDF“ zur VerfĂŒgung. Das ist kein anderes PDF-Format sondern du bekommst zusĂ€tzliche Optionen zum Speichern des PDFs zur VerfĂŒgung gestellt.

6. Mythos: PDF-Dateien sind nur statisch
Die RealitĂ€t: PDF wird sehr hĂ€ufig fĂŒr GeschĂ€ftsdokumente verwendet und diese sind in der Regel statisch. Aber PDF bietet auch viele interaktive Funktionen wie Formulare, dynamische Dateien und die Verwendung mit Multimedia-Elementen und 3D-Modellen.

7. Mythos: PDF ist nur fĂŒr die Archivierung geeignet
Die RealitĂ€t: Es gibt den ISO-Standard PDF/A, der explizit fĂŒr die Archivierung genormt wurde. PDF/A ermöglicht die sichere Langzeitarchivierung von PDF-Dokumenten, wofĂŒr es viele Empfehlungen und Spezifikationen gibt. Aber es ist „nur“ eine sehr gute Anwendung fĂŒr PDF.

Nun, das muss uns Publishern niemand sagen. Wir nutzen das Dateiformat selbstverstĂ€ndlich unter anderem zur Weitergabe von Druckdaten. Der Standard „PDF/X“ ist da der entscheidende Faktor. Und zunehmend wird PDF genutzt um die Daten barrierefrei zur VerfĂŒgung zu stellen.

8. Mythos: PDF enthÀlt nur unstrukturierte Daten
Die RealitĂ€t: In der Vergangenheit wurde PDF fĂŒr unstrukturierte Daten verwendet. Heute können PDFs mit so genannten Tags und Metadaten strukturiert werden, um z.B. Barrierefreiheit zu erreichen oder um den Inhalt fĂŒr moderne KI-Anwendungen verfĂŒgbar zu machen.

Das könnte tatsĂ€chlich die ein odere andere Leserin dieses Blogs ĂŒberraschen. Denn fĂŒr Druckdaten sind strukturierte Daten tatsĂ€chlich irrelevant. Aber spĂ€testens bei PDF/UA, also dem Thema „Barrierefreiheit“ kommen Metadaten ins Spiel. Und wer sich bereits mit „E-Rechnungen“ und dem PDF-Standard „ZUGFeRD“ auseinandergesetzt hat, kennt dies ebenfalls.

9. Mythos: PDF ist nicht fĂŒr die mobile Nutzung geeignet
Die RealitĂ€t: Ein einfaches PDF im klassischen Seitenformat ist auf einem Smartphone etwas umstĂ€ndlich. Inzwischen gibt es mobile PDF-Viewer, die das Seitenformat aufbrechen und eine flexible Anzeige und Bearbeitung des PDF-Dokuments je nach BildschirmgrĂ¶ĂŸe unterstĂŒtzen.

Zu diesem Zweck hat Adobe den „Liquid Mode“ entwickelt (Link, Link), der mit Hilfe von KI (klar, wie sonst?) den Text in den PDFs auf kleineren GerĂ€ten „umbrechen“ lĂ€sst.

10. Mythos: PDF ist ein veraltetes Format.
RealitÀt: Dieser Artikel hat hoffentlich viele MissverstÀndnisse ausgerÀumt und gezeigt, dass PDF immer noch ein wichtiges und modernes Format ist.

PDF ist in so vielen Ecken des Publishing-Universums verankert, dass es kaum wegzudenken ist. Wer von uns, als Publisher oder Konsument, hat nicht jeden Tag ein PDF in der virtuellen Hand. Da wird es Zeit, mit ein paar Vorurteilen aufzurÀumen und das Datenformat als das zu betrachten, was es ist.
Christoph Steffens

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