“Nutzt InCopy und spart Geld!” – Dieser Satz lässt aufhorchen, und zwar völlig zurecht! Mit InCopy lassen sich Satz- und Korrekturprozesse verschlanken und Kosten einsparen.

Dabei gibt es verschiedene Ansätze, Möglichkeiten und Lösungen.

Was war nochmal InCopy?

Wenn Du Dich fragst “Was war nochmal InCopy?” sei Dir der Blogartikel von Januar 2023 ans Herz gelegt: https://www.satzkiste.de/was-ist-incopy/
Dieser ist – wenn auch schon etwas älter – immer noch aktuell. Denn in der grundsätzlichen Funktionsweise von InCopy hat sich nichts geändert.

In dem erwähnten Artikel beschreiben wir einen relativ alltäglichen Weg: Die Grafiker:innen bauen das Layout und integrieren Texte und Bilder. Dann geben sie die Inhalte für die Redakteur:innen zur Bearbeitung frei. 

Diese können die textlichen Korrekturen über InCopy im Layout vornehmen, ohne selbst InDesign bedienen zu müssen. Änderungen werden also direkt in das Dokument eingepflegt. Langwierige Korrekturschleifen entfallen mitsamt aller Begleiterscheinungen (Korrektur falsch ausgeführt, vergessen, nicht lesbar …).

Möglich ist es auch, Autor:innen und Redakteur:innen ein InCopy-Template zur Verfügung zu stellen. Die Texte werden dann nicht wie üblich in Word, sondern schon in einer InCopy-Datei erfasst und redigiert. Dies hat dann noch nicht das finale Layout. 

Das Formatieren der Texte erfolgt mittels Absatz- und Zeichenformaten, die dann auch in InDesign einfach übernommen werden. So lässt sich der Satzprozess deutlich vereinfachen.

Auch andere Wege funktionieren!

Gemeinsam mit unserem Kunden PONS Langenscheidt GmbH haben wir letztes Jahr noch eine andere Möglichkeit genutzt. Und wir sind so begeistert davon, dass wir hier darüber berichten möchten.

Denn dabei haben die Autorinnen über InCopy direkt im Layout ihre Texte erfasst, und das hat ganz wunderbar funktioniert.

Doch von vorn

Für die PONS-Reihe “Satz für Satz” wurde von uns ein InDesign-Template erstellt. Das Layout ist sehr klar und übersichtlich. Der Hauptteil besteht aus Tabellen, die sich über eine Doppelseite erstrecken. Auf der linken Seite befinden sich Hinweis-Kästen mit abgerundeten Ecken. 

Wer kann, darf sich an dieser Stelle vorstellen, wie das in Word umzusetzen ist und wie viel Freude das später in InDesign bereitet.

Im Template gab es zudem eine Einstiegsseite. Diese enthielt ein paar Bearbeitungshinweise für die InCopy-Anwenderinnen. Zudem eine beispielhafte Doppelseite, auf der bereits Texte gesetzt und formatiert wurden. Das gab den Autorinnen die Möglichkeit, einmal nachzuschauen, wenn etwas unklar war.

Die Hinweiskästen auf der linken Seite wurden ebenfalls als Tabelle aufgebaut. Der Rahmen mit den abgerundeten Ecken wurde über die Funktion “Absatzrahmen” generiert. Der klare Vorteil: Die Hinweiskästen wachsen mit der Textlänge mit und schieben dabei die nachstehenden Kästen nach unten. Denn eines gab es zu beachten: die Autorinnen sollten so viel wie möglich selbst machen können und das, obwohl das Auswahlwerkzeug aus InDesign in InCopy nicht zur Verfügung steht.

Zuletzt wurden alle Seiten des Titels angelegt – mit leeren Tabellen – und diese dann für die Bearbeitung in InCopy freigegeben.

Die Autorinnen des Titels bekamen eine Einweisung in InCopy und haben sich in kürzester Zeit eingearbeitet. Wir stellten ihnen die InDesign-Dokumente (mitsamt der dazugehörigen InCopy-Dateien) zur Verfügung und sie legten los.

Zurück im Satz

Zu Satzbeginn lagen uns dann die überarbeiteten InDesign-Dateien vor, und die Autorinnen haben die Inhalte großartig in die leeren Tabellen übernommen. Für uns gab es nur noch wenig zu tun: Unsere Aufgabe war lediglich, den Satz noch einmal zu prüfen und die Hinweiskästen mit Pfeilen zu ergänzen.
Die Korrekturen wurden fix über den Verlag abgewickelt.

Der Aufwand

Für den Satz des Titels (immerhin 140 Seiten) haben wir insgesamt 6 Stunden benötigt.
Das Erstellen des Templates nahm 9,5 Stunden in Anspruch.

Sicher, in diesem Fall kam noch die kurze Einweisung in InCopy dazu, sowie die Kosten für das Programm. InCopy kann man für 6 Euro im Monat (brutto) lizenzieren – der finanzielle Aufwand hält sich also in Grenzen! https://www.adobe.com/de/products/incopy.html

Hätten wir ganz klassisch mit einem Word-Dokument als Manuskript gearbeitet, hätte der Aufwand ganz sicher deutlich darüber gelegen. Zumal diese Einsparung skalierbar ist: Das Template für eine Reihe erstellt man schließlich nur einmal und profitiert mehrfach

Man sieht, es lohnt sich, einfach einmal etwas Neues auszuprobieren und einen Prozess einmal anders zu gestalten als üblich. InCopy kann hier gut unterstützen und ist leicht zu lernen.
Katharina Frerichs