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PDF/X – ohne geht nix

Veröffentlicht am 14. September 2022

„OK, OK“, höre ich dich sagen. „Habe ich schon von gehört. Meine Druckerei redet immer davon. Aber was das genau ist, weiß ich nicht“. Dann ist das der richtige Artikel für dich.

Wer braucht PDF/X?

Jeder und jede, der oder die professionell mit Druckdaten umgeht und diese an eine Druckerei übergibt. Und natürlich müssen Druckereien wissen, was PDF/X ist und wie damit umzugehen ist.

Das „X” steht für „BlindeXchange” (ja, der Name ist ein wenig cheesy 🧀) und dafür soll es sorgen: für einen reibungslosen Austausch von Druckdaten. Aber der Reihe nach.

Ich erinnere mich noch gut an die Zeit, als sich PDF gerade in der Branche etabliert hatte. Wir, die Datenerzeuger hatten die Druckereien so weit, dass sie PDFs von uns angenommen haben. Über diese „gute alte Zeit” gibt’s hier einen kleinen Artikel. Aber dann fiel uns auf, dass in einem PDF ja viel mehr „drin” sein kann, als überhaupt druckbar ist. Was soll eine Druckerei machen mit einem PDF, das ein Video enthält? Das Gleiche gilt für Kommentare, Audiodateien oder Formularfelder.

Andererseits müssen bestimmte Dinge in einem PDF unbedingt drin sein, damit es vernünftig gedruckt werden kann. Zum Beispiel sollten Schriften eingebettet sein. Schnell fiel nicht nur uns auf, dass es „Regeln” für Druck-PDFs geben muss, sondern auch wichtigen Menschen in Gremien und Firmen. Olaf Drümmer war einer der Vorreiter ebenso wie Stephan Jaeggi. Die erkannten, dass es am besten internationale Regeln und Normen geben sollte und tauften diese schließlich „PDF/X”.

Was ist PDF/X?

PDF/X ist ein Regelwerk, das beschreibt, welche technischen Eigenschaften ein PDF haben muss und nicht haben darf, wenn es im kommerziellen Druck verarbeitet werden soll.

So einfach ist das! Ein paar dieser Eigenschaften habe ich oben schon genannt. Weitere sind z. B. diese: Ein PDF/X muss wissen, für welche „Ausgabebedingung” es optimiert ist. Im englischen „Outputintent” genannt. Hört sich kompliziert an, ist aber im Prinzip ganz einfach. „Ausgabebedingung” ist ein Synonym für „die Art und Weise”, wie die Daten ausgegeben werden sollen. O. K., noch konkreter: Soll das Buch im Bogenoffset auf gestrichenem Papier gedruckt werden oder im Rollenoffset auf gelblichem Papier?

Der Erzeuger des PDFs mitsamt seinen Bildern und anderen farbigen Objekten hat die Farben dahingehend optimiert, dass sie, wenn sie in einer bestimmten „Ausgabebedingung” ausgegeben werden, so aussehen, wie sie aussehen sollen. Und diese schreibt man in die Metadaten des PDFs, damit die Druckerei das weiß. Denn das bedeutet, dass sofern die „Ausgabebedingung” mit der tatsächlichen Ausgabe übereinstimmt, die Druckerei nichts weiter beachten muss. Und wenn es nicht übereinstimmt (Maschinenwechsel, Papierwechsel, …) müssen die Farben ggf. entsprechend umgerechnet werden.

Anderes Beispiel: Sind die Objekte im PDF schon „überfüllt“ oder nicht. Auch das muss in den Metadaten des PDFs stehen, damit die Druckerei Bescheid weiß.

Wie mache ich ein PDF/X?

Technisch gesehen ist es einfach, ein PDF/X aus den gängigen Layoutprogrammen zu erzeugen. In InDesign werden entsprechende PDF-Exportformate mitgeliefert. Dieses wählst du einfach beim Export aus und – schwupp – hast du ein PDF/X. Grundsätzlich ist es genauso einfach! Leider liegt die Teufel:in im Detail. Wer sich grundsätzlich damit beschäftigen will, dem sei das Angebot von PDF/X-ready empfohlen. Auf dessen Website sind alle (!) Informationen, die du benötigst, um PDF/X zu verstehen und anzuwenden. Natürlich helfen wir von der Satzkiste dir gerne, wenn du Unterstützung brauchst!

PDF/X-1, PDF/X-1a, PDF/X-2, PDF/X-3, PDF/X-4, PDF/X-5

Die Frage steht im Raum: „Wollt ihr mich vn?”. Diesen Buchstaben- und Zahlenzoo muss man erst mal begreifen… (Wenn ich ehrlich sein darf, dann muss ich sagen, dass es noch viel mehr gibt: PDF/X4p, PDF/X-6, … Aber ich höre jetzt auf 😊)
Im Prinzip ist es aber ganz einfach. PDF/X ist eine internationale Norm, die von der ISO (International Organization for Standardization) also von Ingenieur:innen, geschrieben wird. Deshalb hat das ganze so technische Namen. Und die Nummerierung ist nichts anderes als Versionen! Die erste veröffentlichte Version ist die „-1”. Dann kam eine kleine Änderung, die dann „-1a” genannt wurde. Diese wurde abgelöst von der „-2”, usw.
Wichtig ist, dass aktuell die Version „PDF/X-4” in der Branche üblich ist und ich würde sehr dazu raten diesen Standard im eigenen Workflow zu etablieren.

PDF/X löst nicht alle Probleme!

Jetzt darf aber ein Missverständnis nicht entstehen. Es ist (natürlich) nicht so, dass die Nutzung von PDF/X-4 im Prozess alle Probleme beseitigt und alle glücklich macht.

Ein Beispiel: Im Regelwerk ist beschrieben, dass Bilder im PDF enthalten sein müssen (Für die Prepress-Nerds: OPI ist also nicht erlaubt). Im Regelwerk ist jedoch nicht beschrieben, welche Bildauflösung die Bilder haben müssen! Das bedeutet, dass du ein valides PDF/X-4 an die Druckerei abgeben kannst, dessen Bilder nur 72 ppi haben! „Was”, höre ich dich rufen, „ist das denn für eine Druckvorstufennorm, die so etwas zulässt.” Der Grund ist einfach. Für den einen Druckprozess ist diese Bildauflösung richtig, für den anderen eine andere. Willst du einen hochwertigen Autokalender produzieren oder ein Plakat?

Dies kann nicht in einer internationalen Norm geregelt sein. An der Stelle sei noch einmal auf das Angebot von PDF/X-ready verwiesen, die auf diese „Lücke” eine Antwort haben. Das gleiche Problem gilt für die Frage, was die richtigen Farben im PDF sind, welche Sonderfarben erlaubt sind oder was die richtige Seitengröße ist. All diese Parameter können in deinem PDF falsch sein und trotzdem ist dein PDF ein „valides“ PDF/X.

Das heißt für dich vor allem: Der PDF/X-Standard hilft dir, deine Prozesse sicherer und prüfbarer zu machen. Am Ende sind dein Fachwissen und deine Erfahrung und deine Kenntnisse wichtig und entscheidend.

Was ist ein „valides“ PDF/X?

Ob ein PDF den Anforderungen des Standards PDF/X genügt, kann nur die „Validierung”, also Prüfung sagen. Dies kannst du in „Adobe Acrobat” machen oder einem anderen Programm wie „Enfocus Pitstop“ oder der „Callas pdfToolbox”. Dazu vielleicht in einem anderen Blog-Artikel mehr.

Vorsicht beim Export aus Layoutprogrammen

Wenn man, zum Beispiel, aus InDesign ein PDF exportiert wird „PDF/X” als möglicher Standard angeboten. Hier sollte man wissen, dass dies nicht bedeutet, dass ein valides PDF/X herauskommt! Es gibt Umstände, die verhindern, dass InDesign ein PDF/X exportiert. In jedem Fall muss nach dem Export eine Prüfung des PDFs in Acrobat oder einem der oben genannten anderen Programme stattfinden.
Dies vertiefen wir ggf. in einem weiteren Artikel noch einmal. Willst du mehr dazu wissen, schreib uns gerne an hallo@satzkiste.de.

FAZIT
PDF/X hat die Druckvorstufe in einem sehr großen Maße vereinfacht. Auch, wenn viele Publisher nicht im Detail wissen, wieso das der Fall ist und was wirklich dahintersteckt. Aber Du bist, dank dieses Artikels, hoffentlich etwas schlauer. 😊
Mein Rat an Dich: Nutze PDF/X-4 in Deinem Arbeitsablauf, werbe dafür in Deinem Team, Deiner Firma, Deinen Kollegen, Deinen Kunden und Deinen Dienstleistern. Die Stabilität des Prozesses wird es Dir danken.
Christoph Steffens

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