Speicherort von Dateien ermitteln

Speicherort von Dateien ermitteln

Hin und wieder ist es notwendig, den Speicherort von Dateien ermitteln. Es gibt ja viele Möglichkeiten eine Datei in einem Adobe Programm zu öffnen. Ein Doppelklick auf die Datei im Explorer oder Finder ist natürlich die naheliegendste. Aber es geht auch über „Letzte Dateien öffnen …“ im Menü „Datei“ oder über „Zuletzt verwendet“ im Startfenster.

Aus InDesign heraus ist es ein sehr praktischer Weg in der Palette „Verknüpfungen“ die Funktion „Original bearbeiten“ bzw. „Bearbeiten mit“ zu nutzen. Das ist viel flotter, als die Datei im Finder oder Explorer zu suchen und von dort zu öffnen.

Wenn ich jedoch auf diesem Weg eine Datei öffne, weiß ich nicht wo sie liegt. Der Weg zu der Datei ist unklar. Möchte ich die Datei nun per E-Mail verschicken, muss ich mich unter Umständen mühsam durch verschiedene Ordner klicken, um den Speicherort zu finden. Oder aber ich möchte zu einer Datei, die im gleichen Ordner liegt wie die gerade offene. Aber wo ist der „Speicherort“ auf der Festplatte oder dem Servervolume?

Die Adobe-Programme bieten nun verschiedene Möglichkeiten das Problem zu lösen. Sehr unangenehm für uns Anwender ist jedoch, dass es hier keinen einheitlichen Weg in allen Programmen gibt. Jedes Programm und jedes Entwicklerteam bei Adobe rührt da sein eigenes Süppchen. Und wir Anwender dürfen es auslöffeln. Aber zum Glück gibt es diesen Blog, der dir erklärt, wie es geht.

 

In allen Programmen

Ein Weg, der in allen Programmen funktioniert, ist „Speichern unter …“. Mit etwas Glück öffnet das Programm dann den Ordner, in dem die gerade aktive Datei liegt. Das kann aber auch daneben gehen, wenn man z. B. eine konvertierte Datei vor sich hat. Wenn man zum Beispiel in einer aktuellen InDesign-Version eine alte InDesign CS6-Datei geöffnet hat. Vor allem ältere Programmversionen öffnen dann nicht den „richtigen“ Ordner, sondern den Ordner, in welchen die letzte Datei hinein gesichert wurde.

Nun schauen wir aber mal, wie uns die einzelnen Adobe Programme, mit denen wir hauptsächlich arbeiten, den Weg zur Datei anzeigen:

 

InDesign

In InDesign gibt es im unteren linken Fensterrahmen ein kleines Symbol, das aussieht, wie eine leere Seite oder ein Dokument. Ein Klick darauf bietet uns an, die Datei im Finder bzw. Explorer oder sogar in der Bridge zu öffnen. Diese Funktion finde ich tatsächlich am elegantesten. Von allem folgenden und ich würde mir wünschen, dass Adobe dies in seine Richtlinien für die Benutzerführung für alle Programme übernehmen würde. Zu Thema „Bridge“ müssen wir übrigens in einem anderen Blogartikel mal ausführlich reden.

 

Photoshop

In Photoshop klickt man einfach mit der rechten Maustaste auf den Reiter des Dateifensters. Im Kontextmenü zeigt sich der Befehl „Im Explorer anzeigen“ oder „Im Finder öffnen“.
Sehr schade finde ich, dass die Entwickler von Photoshop die „Bridge“ offensichtlich nicht kennen und keine Veranlassung sehen an dieser Stelle das Programm „Bridge“ im Kontextmenü anzubieten.

 

Illustrator

Für Illustrator kenne ich keinen Weg sich den Speicherort anzeigen zu lassen.

 

Acrobat

In Adobe Acrobat gibt es auch einen Weg. Der ist aber nicht gerade ein schnurgerader Weg, sondern ziemlich „durch die Brust ins Auge“, also alles andere als intuitiv.
Wenn du ein PDF geöffnet hast, dann klicke auf den Reiter „Start“. Das aktuelle Dokument sollte in der Liste „Zuletzt verwendet“ ziemlich weit oben stehen. Wenn du diese Datei nun durch Anklicken aktivierst, erscheint sie in der rechten Spalte mit der Darstellung eines Thumbnails, einigen wenigen Metadaten und einigen Werkzeug- und Bearbeitungsvorschlägen.
Unter dem Thumbnail und dem Dateinamen wird auch der Pfad angezeigt. Diese Pfadangabe ist anklickbar. Da kommt man aber erst drauf, wenn man mit der Maus drüberfährt. Klicke einfach auf diese Pfadanzeige und der Ordner wird geöffnet.

Warum Adobe hier bei jedem Programm das Rad neu erfindet und nicht in jedem Programm die gleichen Funktionen anbietet, bleibt unklar. OK, die Programme haben alle Ihre eigene Geschichte und Notwendigkeiten. Und die Anwender sind jeweils das Verhalten ihrer Programme gewohnt. Aber das äußerst geschickte Dokumentensymbol aus InDesign könnte doch problemlos den Weg in Photoshop oder Illustrator finden. Oder die Möglichkeit, die oben für Photoshop beschrieben ist, könnte problemlos in InDesign eingebaut werden. Schade, dass Adobe auch hier wieder die Nutzung der Programme unnötig erschwert.
Auch das Programm „Bridge“ und dessen Nutzung könnte an der Stelle weiter gefördert werden.

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Hilft beim Durchblicken: Die Dokumentchronik in InDesign

Hilft beim Durchblicken: Die Dokumentchronik in InDesign

Wer kennt das nicht? Eine InDesign-Datei zickt rum, und dann: Programmabsturz. Zum Beispiel während des Druckvorgangs. Oder das Blättern durch die Seiten lässt das Programm einfrieren. Eventuell funktioniert der PDF-Export nicht oder InDesign bricht einfach mitten im Prozess ab. Ein Blick in die „Dokumentchronik“ gibt dir darüber Aufschluss, ob es sich beim betroffenen Dokument um eine ältere Datei mit einer längeren Geschichte handelt. Dies kann dir bei der Ursachenforschung behilflich sein.

Die Dokumentchronik gibt es in InDesign schon ewig. Wahrscheinlich seit der ersten Version im Jahr 1999. Es gibt keinen Menübefehl und keinen Hinweis auf die Dokumentchronik in der Oberfläche des Programms. Man gelangt zu ihr nur über einen „geheimen“ Mausklick. Warum Adobe den Zugriff nicht präsenter macht, weiß niemand. Es ist echt schade, dass Adobe da ein Geheimnis daraus macht. Leider ist diese Information auch nicht per Script auslesbar oder über die Bridge einsehbar; sehr schade. Aber dieses Geheimwissen teile ich heute mit dir 😉
Um an die „Dokumentchronik“ zu gelangen klickt man unter macOS mit gedrückter Befehlstaste auf InDesign > Über InDesign. Am PC klickst du mit gedrückter Strg-Taste auf Hilfe > Über InDesign. So öffnet sich das Fenster mit Informationen zum Programm und zum Dokument.

Im oberen Bereich des Fensters, dass sich nun geöffnet hat, finden sich zunächst Informationen zum verwendeten InDesign. Im Screenshot sieht man, dass ich aktuell InDesign in der Version 16.1.0.20 verwende. Die restlichen Informationen sind eher uninteressant bzw. schwer oder nicht zu interpretieren.

Interessant sind jedoch die Informationen im Bereich „Dokumentchronik“. Diese sind im Übrigen über Klick auf den Knopf „Protokolldatei schreiben“ auch exportierbar. So kannst du diese Archivieren oder einem Kollegen oder Kunden oder Dienstleister zukommen lassen.

 

Achtung bei QuarkXress- oder Pagemaker-Quelldaten

Mein Blick geht bei Problem-Dateien zunächst immer zu den beiden Punkten „Aus QuarkXPress umgewandelt“ und „Aus Pagemaker umgewandelt“. Wenn dort „ja“ steht, klingeln die Alarmglocken. OK, das ist zunehmend seltener der Fall. In den Anfangsjahren, als die Druckindustrie sich von QuarkXPress ab- und InDesign zuwand, kam dies sehr oft vor. Aber der Blick lohnt dennoch, denn in dem Fall muss die Datei dringend über einen Export ins idml-Format bereinigt werden, wie in folgendem Beispiel, einem wirklichen Unikat aus vergangenen Zeiten:

 

Ich kann zwar nicht genau sagen, warum es einen Zusammenhang gibt zwischen Problemen mit einer InDesign-Datei und der Tatsache, dass diese aus Pagemaker oder QuarkXpress konvertiert ist. Fakt ist aber, dass dieser Zusammenhang in der Vergangenheit extrem oft bestand und die weiter unten beschriebenen Maßnahmen erfolgreich das Problem lösen konnten.

Wenn man in der Dokumentchronik nach unten scrollt, kann man die komplette Historie des Dokumentes sehen. In dem Fall im Screenshot wurde die Datei auf einem Windows-System in der InDesign Version 8 (also CS6) im Jahre 2010 erzeugt.

Du siehst richtig: Jedes „Speichern“ der Datei wird in dem Protokoll vermerkt.

 

Wieso hilft nun die Dokumentchronik bei der Fehlerbehebung?

Garnicht. Aber bei der Ermittlung des möglichen Verursachers. Hätte ich nun mit diesem InDesign-Dokument Probleme, dann könnte das am „Alter“ der Datei liegen, respektive daran, dass es seit CS6 in mehreren InDesign-Versionen gespeichert wurde. All das ist in der weiteren Historie sichtbar. Ebenfalls würde es mich misstrauisch machen, wenn die Datei mit einem anderen Betriebssystem erzeugt oder zwischenzeitlich gespeichert wurde als meinem.

Auf der rechten Seite des Screenshots ist zu sehen, dass in meinem InDesign PlugIns fehlen, die aus Sicht des Dokumentes jedoch notwendig sind. Auch hier schrillen die Alarmglocken. Gegebenenfalls kannst du mit den Namen, die du in deinem Fall dort lesen kannst, nichts anfangen. Dann sind es PlugIns, die jemand in seinem InDesign installiert hatte, als er die Datei bearbeitet und gespeichert hatte. Auch hier gilt: Kann man machen, aber wenn es Probleme gibt mit der Datei, könnte es daran liegen. Bist du ein Dienstleister, dann solltest du darüber mit dem Kunden reden. Gegebenenfalls musst du das PlugIn kaufen. Bist du der Kunde, und eine Datei kommt von einem Dienstleister, z.B. einem Setzer, zu dir zurück und es werden fehlende PlugIns angezeigt, dann ist ein Gespräch mit diesem Dienstleister angesagt.

Nicht missverstehen: Es ist durchaus „erlaubt“ mit Dateien zu arbeiten, die 10 Jahre alt sind. Man darf auch mit Dateien arbeiten, die in der Vergangenheit mit mehreren unterschiedlichen InDesign-Versionen oder unterschiedlichen Betriebssystemen gespeichert wurden. Das „Fehlen von Zusatzmodulen“ ist ebenfalls an sich kein Problem.

Aber, wenn eine Datei Probleme macht und diese Informationen aus der Dokumentchronik herauszulesen sind, könnte das darauf hinweisen, dass hier die Ursache für dein Problem liegt. Keiner dieser Informationen (außer die „Umwandlung“ aus QuarkXPress und Pagemaker) ist „schlecht“ oder „nicht erlaubt“.

Was kann ich mit meiner Problemdatei also tun, wenn alle bisherigen Maßnahmen ohne Erfolg gekrönt waren und mir nun die Dokumentchronik einen verdächtigen Hinweis aufzeigt?

Dann wird es Zeit einen „Vollwaschgang“ in Erwägung ziehen. Informationen zum „Vollwaschgang“, also dem Export ins idml-Format, gibts hier:

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Und hier noch ein Video zur Dokumentchronik:

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Das Ende von Type-1

Das Ende von Type-1

Vor einigen Monaten kündigt Adobe die Unterstützung von alten Postscript-Level-1 Schriften in InDesign auf. Warum?

Kennst du dieses Banner? Erscheint es, wenn du deine InDesign-Dateien öffnest? Dann heißt es: „Aufpassen!“

„Type-1-Schriften (auch bekannt als PostScript, PS1, T1, Adobe Type 1, Multiple Master oder MM) sind ein veraltetes Format in der Schriftenindustrie, das durch das OpenType-Format, mit seinen größeren Glyphensätze und robusteren technischen Möglichkeiten, ersetzt wurde.“

Dieser Text stammt aus einer Website (Link), die Adobe im Januar 2021 veröffentlichte, mit dem Titel „PostScript Type 1 fonts end of support“ (Hier auf deutsch)

OK, „Postscript Type 1“ Schriften sind in die Jahre gekommen und Opentype ist seit langem Standard. Aber nichts ist besser, nur weil es neuer ist! Zugegeben, den Großteil der Anwender wird diese Ankündigung kaltlassen, denn das OpenType-Format ist längst zur Normalität geworden. Aber aufgrund einer Vielzahl von Anfragen unserer Kunden wissen wir, dass es eben doch ein Thema ist!

 

Ein Blick in das Schriftmenü von InDesign zeigt, mit welchen Schriften man arbeitet. Hast du noch Schriften installiert, die ein kleines „a“-Symbol zeigen, dann ist es ratsam genau zu prüfen, ob diese Schrift auch in 2 Jahren noch benötigt wird. Denn dann besteht Handlungsbedarf! Diese Zeichensätze müssen durch OpenType- oder Truetype-Schriften ersetzt werden.

 

Ein „TT“ steht für „TrueType“, das „O“ für Opentype. Beides wird auch im Januar 2023 noch funktionieren.

 

 

Interessanterweise zeigt der Dialog „Schriftart suchen/ersetzen“ seit InDesign 2021 keine Indikatoren für die verwendete Schrifttechnologie mehr. InDesign CS6 konnte das noch. Soviel zu „Neuer ist besser“!

 

Adobe schreibt weiter:

„Benutzer werden ab Januar 2023 nicht mehr die Möglichkeit haben, Inhalte mit Type1-Schriften zu erstellen. Bis zu diesem Zeitpunkt können die Benutzer mit ihren Type1-Schriften ohne Änderungen arbeiten.

Adobe-Anwendungen, die 2023 veröffentlicht werden, erkennen also das Vorhandensein von Type-1-Schriften nicht, auch wenn Sie Type-1-Schriften in Ihrem Desktop-Betriebssystem installiert haben:
1. Type1-Schriften werden nicht im Menü „Schriftarten“ angezeigt.
2. Es gibt keine Möglichkeit, zuvor installierte Type-1-Schriften zu verwenden.
3. Vorhandene Type-1-Schriftarten werden im Dokument als „Fehlende Schriftarten“ angezeigt.”

Wichtig ist noch dieser Hinweis von Adobe:

„Typ-1-Schriften, die in Dateitypen wie EPS und PDF eingebettet sind, sind von dieser Änderung nicht betroffen, solange sie zur Anzeige oder zum Druck als grafische Elemente platziert werden. Wenn diese Dateien zur Bearbeitung in Anwendungen wie Illustrator oder Photoshop geöffnet werden, lösen sie den Fehler „Fehlende Schriftarten“ aus.“

Auf Nachfrage hat Adobe bestätigt, dass Software, die bis Januar 2023 veröffentlicht wird, weiterhin Type-1-Schriften unterstützt! Das bedeutet folgendes: InDesign 2021, das ich heute benutze, wird auch nach dem Januar 2023 im Betriebssystem installierte Type-1-Schriften anzeigen und verfügbar machen wird. Adobe ist also weder Willens noch in der Lage Programmfunktionen aus bereits bestehenden Desktop-Programmen zu entfernen. Wie beruhigend! *Zwinkersmiley*

Natürlich ist es keine gute Idee sich darauf zu verlassen noch 2 Jahre und länger mit dieser Software zu arbeiten. Ggf. gibt es weitere Gründe für ein Update – ein neues Betriebssystem, Sicherheitslücken, usw. Kümmern Sie sich also bis dahin um geeigneten Ersatz ihrer Type-1-Schriften.

Der Vollständigkeit halber sei noch erwähnt, dass Adobe schreibt:

„Einige Produkte, einschließlich Document Cloud-Anwendungen, werden weiterhin Type1-Schriften anzeigen und mit ihnen arbeiten, wie sie es schon immer getan haben.“

Zudem gab Adobe bekannt, dass folgende Produkte weiterhin die Interpretation und Ausgabe von Text unterstützen, der mit Type-1-Schriften formatiert ist, die entweder eingebettet sind oder extern in PostScript und PDF referenziert werden: „Adobe PostScript“, „APPE“ (Adobe PDF Print Engine) und „AEPE“ (Adobe Embedded Print Engine)

In der aktuellen Version von InDesign, CC2022 und auch schon in CC2021, wird auf die Nutzung von Type-1-Schriften mehrfach hingewiesen, nämlich mit dem oben abgebildeten blauen Banner. Darauf wiederum gibt es keinen Hinweis in dem oben genannten Dokument von Adobe, ebenso wenig wie in dem Artikel, über die Neuerungen von InDesign 16.1. Zum einen erscheint eine solche Meldung beim Öffnen einer InDesign-Datei, die Type-1 Schriften enthält. Zusätzlich werden Type-1-Schriften im Schriftmenü und im „Schriftarten suchen/ersetzen”-Fenster mit einem gelben Ausrufezeichen markiert.

Wie also am besten vorgehen?

Tipp 1: Wer einen Schritt weitergehen will, kann in einem InDesign-Preflight-Profil prüfen lassen, ob solche Schriften verwendet werden. In den Profileinstellungen unter „Text“ findet man die Möglichkeit „Unzulässige Schrifttypen“ zu finden. Hier sollte man alle drei Type-1-Arten auswählen („Type 1 Multiple Master“, „Type 1“ und Type 1 CID)

Tipp 2: Wer es genauer und einfacher wissen will, der installiert das Script von Gregor FellenzwarnType1Fonts“, das als Startup-Script seine Dienste leistet.

PS: Für Photoshop hörte die Unterstützung übrigens bereits 2021 auf. Photoshop CC2021 zeigt schon keine Type-1-Schriften mehr an. (Link)

Wenn Sie Unterstützung brauchen beim Auffinden von problematischen Schriften und der Lösung des Problems, kommen Sie gerne auf uns zu hallo@satzkiste.de

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Ja, wir lieben Tabellen

Ja, wir lieben Tabellen

Mit dieser Aussage ernten wir gern mal skeptische Blicke  … „Wirklich? Tabellen …?“

Aber ja, wenn man die wichtigsten Kniffe und Tricks kennt, dann bekommt man auch Tabellen gut in den Griff.

„Wo sind alle Einstellmöglichkeiten, was macht die rechte Maustaste und wieso sollte ich beim Bearbeiten von Tabellen die linke Hand an der Tastatur haben?“

All das erklären wir euch im Video, bei dem wir uns übrigens der Herausforderung gestellt haben, unter 5 Minuten zu bleiben. (Kleiner Spoiler: Wir haben unser Ziel knapp verpasst.)

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Gern machen wir bei Interesse mal ein „Special  zu Tabellen und Zellenformaten!

Habt ihr noch weitere Tabellen-Stolpersteine, über die wir mal einen Film machen sollten?

Wir freuen uns über Euer Feedback!

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Das Baukastenprinzip

Das Baukastenprinzip

Templates sind Vorlagendateien, die alles enthalten, was für Satz und Gestaltung notwendig ist, wie Musterseiten, Formate und Farben. Dazu gehören Bibliotheken oder Snippets, über die (Gestaltungs-) Elemente organisiert werden. Perfekt wird es, wenn die Arbeit anschließend noch mit einem Skript abgerundet wird.

Dazu möchten wir eines unserer Projekte vorstellen:

Für eine große Marketingabteilung wurden von uns die Templates für nahezu alle Werbemittel erstellt. Die Idee war, eine Art Baukasten aufzubauen: Die Marketingmitarbeiter:innen starten mit einem leeren Format (Flyer, Brief etc) und haben pro Format die passenden Bausteine (Bibliotheken) zur Verfügung. Sie können dann einfach alle benötigten Elemente nehmen – Adresse, Logo, Störer – und schnell das benötigte Werbemittel zusammenstellen. Das geht flott, einheitlich und fehlerfrei.

Das Besondere hier ist: Die Marketingabteilung pflegt und verwaltet ihre Elemente selbst. Denn die ändern sich regelmäßig: Störer werden angepasst, Kontaktdaten ändern sich, usw. Also müssen auch alle Bibliotheken angepasst werden. Das ist eine lästige und fehleranfällige Arbeit.

Also bekam der Kunde nicht nur seine Bausteine in Form von InDesign-Templates, Bibliotheken und Snippets, sondern auch das passende Skript dafür. Ändern sich nun Elemente, genügt ein Klick auf das Skript um die Bbliotheksobjekte zu aktualisieren.

Wie das geht, zeigt Euch Katharina:

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Viel Spaß!

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Skripte-Tipp: Chain GREP

Skripte-Tipp: Chain GREP

Das Skript „Chain GREP“ baut eine Kette aus beliebig vielen „GREP-Suchen/Ersetzen“-Befehlen.
So müssen nicht alle Suchen einzeln nacheinander vom Anwender angestoßen werden, sondern werden automatisch via Skript in der richtigen Reihenfolge abgefrühstückt.

Und: man kann es ganz einfach an Kolleg*innen weitergeben, damit die sich nicht ihre eigenen Gedanken zu GREP machen müssen.

Das Skript findet ihr bei Gregor Fellenz: https://www.publishingx.de/dokumente/

Wie das geht zeigt Shari in diesem Film:

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Viel Spaß beim Kettenbasteln!

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